Accesso riservato

Glossario dei termini archivistici

  • Archivio - Raccolta di documenti privati o pubblici relativi ad una persona, una famiglia, un ente pubblico o privato; il complesso di tutti i fondi conservati dall'istituto, ossia il singolo fondo quale complesso dei documenti prodotti da un ente od ufficio. L'archivio è la sede in cui la raccolta è stabilmente collocata: raccolta di atti, testi stampati, documenti giornalistici, fotografici, televisivi, che possono avere valore documentario. La tipologia di archivi è molteplice: pubblico, privato, segreto, comunale, nazionale, di Stato, notarile, ecclesiastico, giuridico, pontificio, parrocchiale, capitolare (abbazie, conventi, confraternite, etc.), giornalistico, di accademia, di una TV, etc.
  • Busta - Contenitore nel quale vengono tenuti i documenti, sciolti o raccolti in fascicolo. Anziché buste, possono essere adoperati per conservare più fascicoli altri tipi di contenitori, come ad esempio scatole di cartone (più raramente di legno), che proteggono meglio i documenti.
  • Deposito - Affidamento delle carte a un istituto archivistico, che si assume l'incarico della conservazione, ma non la proprietà dei documenti. Con questo termine si indica anche il locale dove si conserva la documentazione, il cui accesso è generalmente vietato agli utenti dell'archivio.
  • Dizionario dinamico - Thesaurus (cioè in continua implementazione), ma controllato di termini (chiamati "descrittori" o "voci d'indice") correlati tra loro logicamente e semanticamente e selezionati a partire dal linguaggio naturale dei documenti.
  • Documento (o unità documentaria) - Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica compilata sulla base di determinate norme, che conferiscono all'atto fede pubblica e forza di prova. In senso lato, si indica come documento tutta la documentazione conservata in un archivio, sia essa manoscritta o a stampa, fotografica o su un supporto informatico o d'altro tipo. Un documento conservato in archivio può essere in "originale", o in forma di "minuta" (esemplare originale in bozza) o in copia (riproduzione dell'originale).
  • Fascicolo (o "sottofascicolo") - Unità archivistica organica costituita dai documenti relativi allo stesso affare e collocati all'interno di una coperta, cioè la busta, che di solito è una semplice unità di conservazione, e contiene quel numero di fascicoli che ne saturano la capienza. Il dorso di una busta ha di norma uno sviluppo di dieci o quindici centimetri, e in un metro lineare di scaffalature entrano in media da sei ad otto buste. Quando è possibile si tende a dare anche alla busta una unità di contenuto.
  • Fondo - La documentazione conservata in un archivio è raggruppata in serie. Un grande archivio storico riunisce la documentazione prodotta da molti enti od uffici (Archivio nazionale, Archivio di Stato, etc.) - può indicare il complesso dei documenti prodotti da un determinato ente od ufficio. In questo significato, in luogo di "fondo" si usa anche il termine archivio. Talora nella descrizione del materiale archivistico si usa il termine generico «pezzo» per indicare indifferentemente buste, registri, volumi, etc., specialmente quando si deve dare la consistenza quantitativa di un archivio, di un fondo o di una serie.
  • Segnatura - Il termine indica l'ordine logico che il pezzo occupa nel fondo archivistico.
  • Serie (o "sottoserie") - Raggruppamento di documenti archivistici con caratteristiche omogenee all'interno di un fondo archivistico.
  • Soggetto conservatore (o Conservatore) - Soggetto, pubblico o privato, che conserva fondi archivistici e li rende disponibili per la consultazione.
  • Soggetto produttore (o Provenienza) - L'organismo o la persona che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Il Principio di provenienza si contrappone al principio di territorialità (o pertinenza) ed ha implicazioni rilevanti sulla documentazione delle zone di confine...(...). In base al p. di provenienza l'archivio deve mantenersi quale fu costituito dall'ente, pertanto non può essere smembrato. (...) A tale principio si collega l'elaborazione del principio del metodo storico nell'ordinamento dei fondi. (Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1990, p. 223)
  • Sottofascicolo - [vedi "fascicolo"]
  • Sottoserie - [vedi "serie"]
  • Standard descrittivi - Al fine di normalizzare e uniformare la catalogazione dei documenti, per un più facile accesso alle informazioni, sono state elaborate delle norme internazionali che regolano l'attribuzione, per esempio, della responsabilità intellettuale, o il modo in cui va intestato il documento, il modo in cui si segna il numero delle pagine, ecc. Questi standard sono internazionali, e si chiamano ISBD (International Standard Bibliographic Description) per la descrizione bibliografica, ISAD (G)(General International Standard of Archival Description) per la descrizione archivistica, ISAAR (CPF)(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families).
  • Versamento - Passaggio delle carte dai soggetti produttori all'istituto archivistico incaricato della conservazione, il quale ne diventa proprietario.